PENGEMBANGAN KOLEKSI

KEGIATAN BELAJAR 1

INVENTARISASI BERBAGAI JENIS BAHAN PUSTAKA

            Kegiatan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima perpustakaan pada buku induk ataupun sarana bantu lainya.

A. TUGAS DAN WEWENANG

            Disamping melakukan pengadaan,bagian pengadaan bahan pustaka pada umumnya melakukan kegiatan penerimaan dan inventarisasi bahan pustaka,seerta melakukan stok opname koleksi perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan bahwa tugas dan wewenang bagian inventarisasi bahan pustaka adalah berikut ini :

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan,sesuai dengan jenis dokumen.
2. Mendapatkan macam dan ukuran kolom – kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan.
4. Menetapkan letak dan jenis serta melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan pada tiap dokumen yang diterima.

Tugas dan wewenang ini pada umumnya dilakukan juga oleh perpustakaan lain selain perpusatakaan perguruan tinggi,seperti perpustakaan umum,perpustakaan khusus,dan perpustakaan lainya.

B. PROSEDUR PENERIMAAN

            Prosedur penerimaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

1.      Periksa alamat pengiriman dan penerimaanya. Jika sesuai baru dibuka kemasanya.

2.      Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat  pengantar dan daftar pesanan kita.

3.      Jika ada yang tidak sesuai,dengan pesanan,baik judul,pengarang,ISBN,atau dalam keadaan rusak,kiriman tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan pergantian yang sesuai ( klaim ).

4.      Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, di buatkan tanda terima dan kirmkan kembali kepada pengirimnya sebagai bukti penerimaan.

5.      Bahan pustaka terlebiih diberi stempel kepemilikan dan perpustakaan.

6.      Bahan pustaka siap dicatat dalam buku induk,yang keteranganya disesuaikan dengan perpustakaan.

Setelah melakukan pengecapan dengan stempel,kegiatan selanjutnya adalah pencatatan bahan pustaka yang dikenal dengan istilah inventarisasi. Kegiatan inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bulan dengan buku induk, sebagai tanda bukti milik perpustakaan. Kegiatan inventarisasi bertujuan agar perpustakaan dapat mengontrol koleksi yang dimilikinya.

C. INVENTARISASI BUKU

            Sebelum melakukan inventarisasi buku maka sebelumnya adalah melakukan penerimaan buku. Langkah – langkah penerimaan buku adalah sebagai berikut :

1.      Buku – buku yang sudah diterima perpustakaan, baik buku yang dipesan atau tidak dipesan maka diperiksa terlebih dahulu apakah buku tersebut dalam keadaan baik/tidak rusak,kemudian dicocokan satu per satu dengan daftar buku yang terdapat dalam surat pengantar dan daftar  pesanan,baik judul,pengarang maupun ISBN-nya.

2.      Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan maka buku tersebut disisihkan dan dikembalikan kepengirimnya dengan permintaan untuk diganti.

3.      Jika buku yang diterima dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan maka dibuatkan tanda terima, kemudian dikirimkan sebagai bukti penerimaan.

4.      Buku dibubuhi stempel kepemilikan dan stempel nama perpustakaan atau lembaga.

5.      Stempel pemilikan dibubuhi satu kali pada halaman verso dan stempel perpustakaan dibubuhi pada beberapa bagian yaitu  halaman depan,tengah dan belakang.

Agar buku tersebut mudah diketahui dengan cepat siapa pemiliknya maka stempel nama lembaga dapat pula dibubuhi pada ketiga sisi ketebalan buku untuk buku – buku yang tebal.

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya bahwa keterangan yang terdapat dalam stempel kepemilikan pada umumnya berisi informasi yang memuat keterangan mengenai :

1.      Nomor registrasi

2.      Asal perolehan

3.      Lokasi penyimpanan

4.      Tanggal registrasi

D. FUNGSI BUKU INDUK

            Setelah diberi stempel,buku tersebut dicatat dalam buku induk. Adapun fungsi buku induk adalah sebagai berikut :

1.      Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan..

2.      Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.

3.      Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada saat/tahun tertentu.

4.      Untuk membantu mengetahui judul – judul buku yang hilang.

5.      Mengetahui jumlah koleksi buku,menurut jenis,bahasa,pembelian,hadiah maupun berdasarkan tukar – menukar.

E. PENCATATAN BUKU

            Garis besar pencatatan buku yang diterima adalah sebagai berikut :

1.      Pencatatan buku kedalam buku induk selalu berdasarkan kronologis,yaitu menurut tanggal penerimaan buku tersebut.

2.      Buku induk terbagi dalam kolom – kolom yang isinya sebagai berikut.

a)      Tanggal terima.

b)      Nomor induk

c)      Pengarang

d)     Judul buku

e)      Tahun terbit

f)       Cara memperolehnya, yaitu melalui pembelian atau hadiah,tukar – menukar dan siapa pengirimnya.

g)      Sumber dana,apakah dari dana rutin atau proyek tertentu.

h)      Bahsa yang digunakan.

i)        Jumlah eksemplar

j)        Harga buku.

3.      Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk. Dengan demikian, buku yang berjilid 3 misalnya,akan memperoleh 3 nomor induk,yaitu satu nomor tiap jilidnya.

4.      Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor urut baru atau dapat dibuat berlanjut dari tahun ke tahun.

5.      Jika buku hilang maka keterangan tersebut dicatat dalam buku induk.

F. INVENTARISASI MAJALAH

            Majalah merupakan terbitan yang direncakan akan terbitan secara periodik selama kurun waktu yang cukup lama. Majalah biasanya diterbitkan lebih darisatu kali dalam setahun,yang ditandai dengan volume dan nomor secara berurutan untuk setiap terbitanya. Seperti halnya buku,penerimaan majalah pada umumnya juga dilakukan oleh bagian pengadaan.

Adapun langkah – langkah penerimaan majalah adalah sebagai berikut :

1.      Periksa alaamt pengirim dan penerima pada kemasan pembungkus majalah.

2.      Cocokan majalah yang diterima dengan surat pengantar dan daftar pesananya.

3.      Apabila kiriman sudah cocock dengan pesanan,kirimkan surat pengantar atau tanda terima kepada pengirimnya.

4.      Catat majalah pada kartu majalah,dan perhatikan apakah majalah yang diterima merupakan lanjutan dari nomor yang sudah ada,atau nomor pertama dari majalah yang dipesan.

5.      Memberi stempel perpustakan dan stempel tanggal penerimaan pada majalah.

6.      Majalah yang sudah dicatat, kemudian dikirim ke bagian pelayanan majalah.

Stempel kepemilikan untuk majalah,pada umumnya tidak disertai nomor  registrasi,seperti yang terdapat pada stempel kepemilikan buku.

Setelah majalah diterima,langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan terhadap majalah – majalah yang datang tersebut. Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk :

1.      Pencatatn majalah yang menjadi bagian dari koleksi;

2.      Memastikan nomor – nomor yang benar – benar datang;

3.      Melihat riwayat majalah;

4.      Mengetahui nomor – nomor majalah sebelumnya kosong.

Untuk melakukan pencatatan majalah terdapat beberapa macam sistem pencatatan. Menurut  Sulistyo-Basuki (1991) ada beberapa macam sistem pencatatan majalah yang dietrima perpustakaan,seperti berikut ini :

1.      Sistem register.

2.      Sistem buku besar.

3.      Sistem dua karrtu.

4.      Sistem tiga kartu.

5.      Kardex.

6.      Sistem ing-griya.

G. INVENTARISASI BAHAN NONBUKU

            Bahan nonbuku dari berbagai jenis bahan pustaka diantaranya adalah sebaagai berikut :

1.      Rekaman suara

2.      Rekaman video

3.      Bentuk mikro

4.      Bahan kartografi

5.      Bahan grafika

6.      Sumber elektronik seperti e-book,e-journal, dan lain sebagainya.

   1. Penerimaan bahan nonbuku

         Sama halnya dengan jenis bahan pustaka lain, langkah – langkah penerimaan bahan pustaka nonbuku pada prinsipnya sama,yaitu sebagai berikut :

1.      Mencocokan bahan nonbuku yang diterima dengan daftar pesanan maupun pengirimnya.

2.      Apabila tidak cocok,catat,beritahukan dan kembalikan pada pengirimnya.

3.      Apabila cocok,berilah tanda pada daftar pesanan bahwa pesananya sudah datang.

4.      Memberikan sampul pada bahan nonbuku yang tidak ada sampulnya.

5.      Memberi stempel kepemilikan dan stempel perpustakaan pada sampulnya.

6.      Buatkan nomor induk dan tulisankan nomor induk ini pada sampulnya atau pada label bahan pustaka tersebut.

7.      Catat informasi bahan nonbuku tersebut pada buku induk.

  

   2. Pencatatan  

         Pada umumnya buku induk untuk semua jenis bahan pustaka adalah sama,yaitu berisi informasi mengenai nomor registrasi,pengarang,judul,edisi,tahun,jumlah,dan asal perolehan. Cara pengisian kolom – kolom buku induk ini sama dengan pengisian kolom buku induk untuk buku. Disini hanya berbeda dalam hal pembentukan nomor induknya. Untuk membedakan jenis bahan pustaka, nomor induk sebaiknya diberi lambang huruf yang menandakan jenis bahan pustaka dan diikuti dengan nomor urut. Untuk jenis bahan pustaka di bawah ini, contoh lambangya adalah sebagai berikut :

1)      Film                       =  F

2)      Gambar                 = G

3)      Peta                       = P

4)      Piringan Hitam      = PH

5)      Mikrofilm              = MF

6)      Selid                      = S

7)      CD-ROM              = CD.